Chaque entreprise doit rendre compte régulièrement de sa comptabilité. Toutefois, d’année en année, les documents comptables s’accumulent et il est bon de bien savoir s’organiser pour n’en perdre aucun.
Rappel des principaux documents comptables
Quand on parle de conservation des documents comptables, il faut d’abord savoir ce qui est entendu par document comptable. En effet, il en existe plusieurs types. Voici les principaux :
· Les livres comptables. Ce sont les documents dans lesquels il faut lister quotidiennement les flux financiers de l’entreprise, c’est-à-dire ses entrées et sorties d’argent.
· Les pièces justificatives. Il s’agit des documents qui prouvent ces flux financiers (par exemple, en cas de vente d’un des produits proposés par l’entreprise, ce flux sera répertorié dans les comptes et sa facture servira à prouver son authenticité).
· Les comptes annuels. Ce sont trois documents (le bilan comptable, le compte de résultat et l’annexe) qui doivent être établis à la fin de chaque exercice comptable.
Quelles sont les règles de conservation des documents comptables ?
Les documents comptables servent de preuves dans l’éventualité d’un contrôle fiscal. Par conséquent, il faut les conserver pendant longtemps.
En effet, tous les documents comptables (y compris les pièces justificatives) de toutes les formes d’entreprises doivent être conservés pendant un minimum de dix ans, et plus si vous le souhaitez.
Le délai court à partir de la clôture de l’exercice pour lequel les comptes ont été tenus. Par exemple, pour un exercice comptable allant du 1er janvier au 31 décembre 2019, vous devrez conserver les documents comptables de l’exercice 2019 pendant dix ans à compter de la date de clôture de l’exercice.
Attention : en cas de non-conservation des documents comptables pendant la durée légale, vous risquez une amende légale.
Concernant maintenant l’espace de conservation des documents comptables, il vous faudra faire un choix : celui de la tenue d’une comptabilité dématérialisée ou d’une comptabilité papier.
Ensuite, et peu importe ce choix, vous devrez classer méticuleusement vos documents en utilisant des classeurs ou dossiers informatiques numérotés en fonction de l’exercice comptable concerné et nommés par catégories de documents comptables.
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